EXACTITUDE DE FACTURATION: UNE OPPORTUNITÉ DE CRÉATION DE VALEUR :

Combien d'avoirs votre département financier a-t-il émis à vos clients ?

Malheureusement beaucoup d'entreprises ne savent pas répondre à cette question parce qu’elles ne mesurent pas cette donnée.

Elles n’ont pas conscience qu’un bon processus de facturation peut apporter une valeur ajoutée conséquente à l’entreprise.

Comment économiser du temps et de l’argent en éliminant les éléments qui provoquent un retard dans l'encaissement des factures suite à des inexactitudes dans ces dernières?

Comment l’inexactitude en facturation impacte-t-elle vos résultats?

Une facturation imprécise, particulièrement quand elle est structurelle, a diverses conséquences sur l’entreprise.

• Un impact négatif sur la relation clients.

En général les factures touchent plus de clients chaque jour que toute autre activité dans l’entreprise. Elles sont aussi le reflet de l'efficacité de l’entreprise.

En conséquence, chaque facture incorrecte a un impact défavorable sur « l'Expérience Client » : une dévalorisation de l’image de l’entreprise, une force de vente dé-crédibilisée, voire une baisse du chiffre d’affaires.

• Un surcoût lié au temps passé pour corriger les inexactitudes.

N'importe quelle correction de facture impliquera de nouveau un traitement par le service client, les forces de ventes et la finance.

• Un impact sur le délai moyen de paiement et le besoin en fonds de roulement.

Une absence « d’Excellence Opérationnelle » dans les processus de facturation de l’entreprise entraîne d'importants retards dans la réalisation de revenu.

Le client a en effet pour habitude d'attendre jusqu'à la fin des termes de crédit pour signaler une inexactitude dans la facture. Souvent, les délais de paiement sont plus que doublés et l’entreprise offre dans ce cas un crédit sans intérêt à ses clients.

En résumé, la facturation imprécise est une perte d'argent et d'efficacité et impacte négativement l’image de la société.

Quelques exemples d’inexactitudes

Quels sont les facteurs qui entrainent des corrections de facture ? Voici quelques cas typiques :

• Des changements des prix non actualisés à temps
• Des données de référence clients non mises à jour, menant à des factures erronées
• Une mise à jour de logiciel insuffisamment testée,entraînant une avalanche d’erreurs de facturation

Comment la mesure de l’Exactitude de Facturation bénéficie-t-elle à l’entreprise?

Pour réduire les corrections en facturation une approche structurée est nécessaire. La première étape commence par mesurer l’Exactitude de Facturation.

Exactitude de Facturation (%) = (1 - (Nombre de factures corrigées / Nombre de factures soumises) )* 100%

Cette mesure fournira un ratio du nombre de factures émises avec succès.

Imaginons qu’une entreprise mesure une Exactitude de 85%. Cela signifie que 15 % de ses factures ne sont pas acceptées par ses clients. 3 sur 20 peux sembler anodin, pourtant si l’entreprise en produit 5.000, 750 factures seront erronées!

Coûts de retraitement:

Le coût pour corriger une erreur en facturation est en moyenne de l'ordre de 100 Euros/factures ( vont intervenir les temps cumulés des services client, des commerciaux et de la finance pour traiter le problème).

Le coût annuel de ce gaspillage s'élève à 750 * 100 Euros = 75 000 Euros annuels.

Coûts liés au retard de paiement :

Supposons que les délais de paiement soit à 45 jours après la date de facture.

Le temps imparti pour corriger la facture (disons environ 2 semaines) + les termes de crédit supplémentaires, donne environ 60 jours de crédit gratuit supplémentaire aux 45 jours accordé au le client ; soit 105 jours de crédit en total !

Avec un taux de financement à 10%, si on prend pour hypothèse une valeur moyenne de 500€ de ces factures, le coût de ce crédit supplémentaire accordé est encore de : (5000 factures x500€ de valeur x 60 jours supplémentaires x10% de financement)/365 jours= 4 500€.

Soient 80.000€ pour une entreprise qui fait 5000x500€= 2.5Millions de Chiffre d'Affaires (= 3.2% de son CA)

Conclusion

Il est bénéfique pour l’entreprise de se concentrer sur l’efficacité du processus en mesurant l’Exactitude de Facturation. Régler les causes profondes à l’origine de ces inexactitudes peut avoir des retombées exponentielles; particulièrement si on prend en compte « l'Expérience Client ».